Les commerciaux dans les entreprises sont l’essence des organisations. Ce sont eux qui amènent les clients et donc le chiffre d’affaires. Que l’organisation soit une petite ou une moyenne entreprise, une industrie ou une firme multinationale, le commercial a un rôle majeur. Dans le cadre de son travail, le commercial est amené à se déplacer, à se restaurer voir à se loger… En bref, il est amené à avoir des notes de frais. C’est ainsi une grosse organisation pour la comptabilité de l’entreprise.
Faciliter la gestion des commerciaux
La gestion des notes de frais en entreprise est au cÅ“ur de l’optimisation et des process mis en place depuis quelques années. En effet, les directions d’entreprises se sont rendues compte que les services comptables et assistants de direction passaient un temps fou à récupérer, ordonner, trier et traiter les différentes notes de frais. Tantôt des tickets de carburant, tantôt des facturettes de restaurants ou d’hôtels. Il fallait parfois faire face à des documents plus ou moins lisibles et c’était une tâche qui globalement ne réjouissait pas les services administratifs.
Pour palier cela, des solutions en ligne existent afin de démocratiser la gestion des notes de frais… Surtout, permettre que cette tâche ne vienne plus charger le quotidien des assistantes de direction ou des comptables. La solution était donc toute trouvée, de permettre aux commerciaux eux-mêmes de saisir leurs notes de frais. De ce fait, il est aujourd’hui possible de laisser le commercial gérer sa remontée de notes de frais de manière autonome. Cette façon de faire permet d’être un double avantage pour l’entreprise et ses acteurs. Le premier avantage est celui dont nous parlons depuis le début, le gain de temps pour les services administratifs… Mais l’avantage se situe aussi au niveau des principaux intéressés, à savoir les commerciaux directement. En effet, en saisissant eux-mêmes leurs notes de frais, ces derniers sont sensibilisés quant à l’importance de bien récupérer les preuves de leurs dépenses. Alors que parfois ils pensaient laisser les assistantes de direction ou le service comptable se débrouiller sans les factures… Là cela devient leur problème plus personnel. De plus, comme ils doivent saisir leurs notes de frais tout seul, ils sont responsables s’ils oublient ou ne le font pas dans les temps.
 Les différentes dépenses d’un commercial
Afin de séduire de potentiels clients ou dans le but de fidéliser de grands comptes, les commerciaux doivent souvent avancer de nombreux frais. Les frais de transport et notamment le carburant est un sujet, notamment lorsque le déplacement est ponctuel et que donc il n’est pas mis à leur disposition une voiture de fonction avec une carte carburant. La dépense alimentaire est aussi importante, spécifiquement les frais de restaurant. Inviter un prospect ou un client pour déjeuner dans un beau restaurant, c’est occasionnellement obligatoire pour signer un contrat ! Il faut de ce fait pouvoir se faire rembourser de cette dépense. De plus, lors de tournées dans toute la France, les commerciaux vont d’hôtels en hôtels. L’hébergement leur est donc remboursé.
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