Pourquoi se doter d’un logiciel de gestion de planning ?

Mai 27, 2022 | Non classé

Toute entreprise (et tout professionnel) est amenée à utiliser différents outils pour l’exercice de leur activité. Si ceux-ci varient selon la taille de l’entreprise et son secteur d’activité, certains logiciels sont indispensables pour une bonne gestion des projets et de la masse salariale. Parmi ceux-là, les logiciels de gestion de planning.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de planning ?

Aussi qualifié de logiciel de planification, un logiciel de gestion de planning va, comme son nom l’indique, consister à créer et administrer le planning du personnel. En d’autres termes, le manager ou le gérant va pouvoir gérer la charge de travail de ses salariés en tenant compte de différentes contraintes (ex : nombre d’heures pour ceux à temps partiel, contraintes légales, évolution de l’activité de l’entreprise…)

Ce type d’outil s’avère donc extrêmement pratique pour administrer les différents plannings, les adapter et en avoir une vue globale. En effet, selon le logiciel, ce dernier va proposer des fonctionnalités très utiles pour cette gestion au quotidien.

Exemple de fonctionnalités

Si chaque outil est différent, on retrouve généralement dans un logiciel de gestion de planning les grandes fonctionnalités suivantes :

Gestion de l’ensemble des effectifs de manière optimisée
Aperçu complet des ressources disponibles dans les différents services
Suivi du temps de travail des salariés (ex : heures supplémentaires, contrats à mi-temps, etc.)
Partage des plannings avec les services concernés
Organisation des congés payés et gestion des absences (prévisionnelles ou non)
Affection des salariés à différentes tâches et projets selon leur temps de travail, leurs compétences et leurs horaires

D’autres logiciels peuvent également proposer l’import, depuis un ERP, des données concernant la charge de travail. Ils pourront aussi permettre de connaître les écarts éventuels entre les ressources requises et les ressources disponibles afin de pouvoir s’adapter en conséquence. Un avantage non négligeable, et qui est loin d’être le seul de ce type de logiciel, comme nous allons le voir ci-dessous.

Les avantages d’un logiciel de planning pour votre entreprise

Une entreprise a tout intérêt à utiliser ce type de solution pour administrer le planning de la masse salariale. En effet, un logiciel de gestion de planning adapté présente de multiples avantages.

Il va tout d’abord représenter un précieux gain de temps. Au lieu de devoir établir les plannings à la main, le logiciel va le générer une fois que le manager ou le gérant y aura entré les informations nécessaires. Il est par exemple possible de générer un planning annuel, mensuel et hebdomadaire en seulement quelques clics.

Ensuite, le logiciel de gestion de planning permettra de limiter le risque d’erreurs ou d’oubli. Les plannings n’en seront que plus précis et plus organisés.

Cet outil s’assure également du respect des obligations légales en matière de ressources humaines. Il vérifiera des éléments tels que les heures supplémentaires, l’amplitude horaire ou la durée maximale de travail hebdomadaire par exemple.

Autre point fort : le suivi. L’outil vous offrira une vue d’ensemble globale des différents plannings. Managers et gérants verront en un coup d’œil le nombre total d’heures effectuées par collaborateur, mais aussi celles à venir. Cela permet d’organiser et anticiper la gestion de la charge de travail à venir (si un salarié prend des congés durant plusieurs jours ou semaines par exemple). Ce suivi permet une gestion plus sereine au quotidien ainsi qu’une meilleure répartition des tâches, notamment en cas d’imprévu.